Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Einwilligung zur Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

in Ergänzung zur Datenschutzerklärung von Qlar

Indem Sie ein Bewerberprofil in unserem Bewerbungsportal anlegen, stellen Sie dem Unternehmen Ihre persönlichen Daten über eine (konkrete) Bewerbung zum Zweck der Stellensuche zur Verfügung. Mit Ihrer Bewerbung bekunden Sie Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei uns. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zweck Ihrer Stellensuche / Ihres Bewerbungsprozesses verwenden und speichern. Ihre Daten werden auf den Systemen unseres Software-Partners Personio gespeichert und verarbeitet.

1. Allgemeine Information

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf Daten, die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhoben werden. Sie informiert darüber, wie Ihre im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden

2. Datenschutz und Vertraulichkeit

Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Qlar und der Software-Partner Personio haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen ergriffen und stellen so den Datenschutz und die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sicher.

3. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobene personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse einer identifizierten oder identifizierbaren Person. Dies umfasst Informationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang o. Ä., anhand derer eine bestimmte Person mit angemessenem Aufwand identifiziert werden kann. Informationen, die nicht (in)direkt mit Ihrer realen Identität in Verbindung gebracht werden können, sind jedoch keine personenbezogenen Daten.

4. Verwendung Ihrer persönlichen Daten

Im Rahmen der Bewerbung verarbeiten wir die folgenden persönlichen Daten von Ihnen:

Kontaktdaten in Ihrem Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Geburtsdatum).
Angaben aus dem Bewerbungsformular (z.B. Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, ggf. Angaben zur Behinderung, sofern relevant für die ausgeschriebene Position.
Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Nachweise zum beruflichen Werdegang), die zusätzliche personenbezogene Daten enthalten können.
Ggf. Referenzen, die Sie uns zur Verfügung stellen.

Diese Daten werden ausschließlich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet und/ oder intern weitergeleitet. Sie sind nur Mitarbeiter*innen der Personalabteilung und den für die Auswahl verantwortlichen Personen (z.B. Führungskräfte, Schwerbehindertenvertretung) zugänglich.

5. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre persönlichen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten.
Um Sie aufgrund Ihrer Initiativbewerbung zu kontaktieren.
Um Ihnen entsprechend Ihrer abgegebenen Einwilligung in einen Talentpool zu übernehmen.

6. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO und begründet sich aus der Rechtsbeziehung, die sich in der Bewerbungs- bzw. Anbahnungsphase des Arbeitsvertragsverhältnisses ergibt.

Die Angabe Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von Personio betrieben, einem Anbieter von Softwarelösungen für Personal- und Bewerbermanagement (https://www.personio.com/legal-notice/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 der DSGVO. In diesem Fall basiert die Verarbeitung auf einer Vereinbarung über die Auftragsabwicklung zwischen uns als für die Verarbeitung verantwortliche Partei und Personio.

Ihre personenbezogenen Daten werden ansonsten von uns nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig. Eine Weitergabe an Auftragsdatenverarbeiter (z. B. Personalberater) sowie zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtete Personen wie beispielsweise Rechtsanwälte kann unter Umständen erfolgen.

8. Talentpool
Wenn Sie sich beworben haben, wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt jedoch keine passende Stelle anbieten können, dann bieten wir Ihnen ggfls. die Übernahme in den Talentpool an. Der Talentpool ermöglicht es uns, mit Ihnen bei künftigen Vakanzen in Kontakt zu treten. Vor der Übernahme in den Talentpool erfragen wir Ihre Zustimmung dazu. Sollten Sie nach Übernahme in den Talentpool nicht mehr daran interessiert sein, dann informieren Sie uns über career@qlar.com.

9. Speicherung, Berichtigung und Löschung der Daten

Sie haben während des Bewerbungsprozesse die Möglichkeit, auf Ihre elektronischen Daten zuzugreifen, diese zu ändern oder Ihre Daten selbständig zu löschen.

Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für einen Zeitraum von 180 Tagen gespeichert. Dies geschieht in der Regel, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und/oder uns gegen etwaige Ansprüche aus gesetzlichen Bestimmungen zu verteidigen. Nach Ablauf dieser Frist sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Im Falle einer Anonymisierung stehen uns die Daten nur in Form sogenannter Metadaten ohne direkten Personenbezug zur Verfügung, und zwar für statistische Analysen (z. B. Anteil der Bewerber und/oder Bewerberinnen, Anzahl der Bewerbungen in einem bestimmtem Zeitraum usw.). Durch Rechtsanhängigkeit und/oder Verjährungsfristen kann sich der Zeitraum auch über Jahre hinweg erstrecken. Sie erhalten keine Mitteilung über die Löschung der Daten.

Ihrem Recht auf Löschung der Daten wird dabei regelmäßig unser berechtigtes Interesse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen, die eine Speicherung und Aufbewahrung von Daten notwendig macht. Durch Rechtsanhängigkeit und/oder Verjährungsfristen kann sich der Zeitraum der Speicherung der personenbezogenen Daten auch über Jahre hinweg erstrecken.

Wird Ihre Bewerbung in den Talentpool übernommen, bleiben die Daten 12 Monaten gespeichert und werden danach gelöscht oder eine erneute Einwilligung zur Speicherung eingeholt.

Die Daten können zudem für statistische Zwecke (z.B. Reporting) verarbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Sollten Sie während des Bewerbungsprozesses ein Stellenangebot von uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer Ihrer Beschäftigung gemäß der Datenschutzerklärung für Beschäftigte.

10. Recht auf Auskunft, Widerruf und Datenübertragbarkeit
Ihnen steht gemäß Kapitel III der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu.

Das Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zu Ihrem Widerruf erfolgten Datenverarbeitung.

Um Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf die im Rahmen dieses Online-Bewerbungsprozesses verarbeiteten Daten geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@qlar.com.

11. Schlussbestimmung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen im Bewerbungsprozess oder anderen Prozessen Rechnung zu tragen. In diesem Fall gilt die neue Datenschutzerklärung für jeden späteren Besuch dieser Karrierewebsite oder für jede spätere Bewerbung.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.